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En San José de Metán, único municipio de Salta con archivo central propio, se desarrolla una capacitación destinada al personal de todas las áreas administrativas. La actividad, organizada en conjunto con el Archivo Histórico de la Provincia, busca fortalecer la gestión documental y garantizar la correcta preservación de los registros públicos, tanto en papel como digitales.
En Metán, la correcta administración de los documentos públicos dejó de ser una preocupación marginal para convertirse en un eje de la gestión municipal. En este marco, se está desarrollando en las instalaciones del Sindicato de Obreros y Empleados Municipales (SOEM) una capacitación de archivo destinada a personal de todas las áreas con funciones administrativas, organizada en colaboración con el Archivo Histórico de la Provincia de Salta.
La iniciativa surge a pedido del archivo central del municipio, que viene trabajando desde hace tiempo en la profesionalización de sus procedimientos bajo la supervisión de Claudia Jesús Moreno, responsable del área. Moreno, quien previamente se capacitó con especialistas provinciales, ha logrado consolidar un sistema de archivo central que, según los expertos, no es común en los sesenta municipios de la provincia. “Para nosotros es una alegría que exista un municipio con archivo central. En Salta capital hay uno, pero su guarda está tercerizada, lo que lo diferencia de lo que se hace aquí”, destacaron desde el Archivo Histórico.
El programa apunta a reforzar la noción de que ningún documento nace histórico; todos comienzan como administrativos y sólo luego de un proceso de valoración, clasificación y conservación se convierten en fuente documental de consulta para generaciones futuras. Documentos que hoy podrían ser corrientes, eventualmente se transforman en registros históricos de los siglos XVI, XVII o XVIII, pero su preservación depende de una gestión profesional y sistemática en la actualidad.
Durante la capacitación, que combina teoría y práctica, los asistentes pudieron intercambiar inquietudes, plantear dudas y reflexionar sobre la responsabilidad que implica manejar documentación de interés público. Según los especialistas, la gestión de archivos va más allá de la preservación de documentos firmados por figuras ilustres; se trata de resguardar derechos de identidad, propiedad y memoria institucional. “Cuando los archivos no se cuidan ni se organizan correctamente, se opaca la transparencia de la gestión y el acceso ciudadano”, explicaron.
El desafío se amplía ante el avance de la digitalización de los trámites públicos. La despapelización implica que muchos documentos ahora existen únicamente en formato electrónico, desde títulos de secundaria hasta órdenes de consulta del IPS o historias clínicas. La correcta preservación de estos registros nativos digitales es crucial, ya que requieren los mismos cuidados que los documentos en papel para garantizar su legibilidad y legitimidad a largo plazo.
La jornada de capacitación incluyó en la mañana un repaso de principios archivísticos, mientras que por la tarde se llevó a cabo un taller práctico sobre conservación, limpieza y correcta guarda de los documentos. Al día siguiente, la actividad continuará con un enfoque mixto; teoría avanzada y ejercicios prácticos relacionados con trámites concretos de las oficinas públicas, la valoración de documentos y la decisión sobre su conservación o eliminación.
Para el municipio de Metán, contar con un archivo central profesionalizado representa una ganancia institucional significativa. No solo asegura la preservación de la memoria municipal, sino que también garantiza transparencia y acceso público a la información, consolidando un modelo de gestión que, hasta ahora, no se observa con frecuencia en la mayoría de las localidades salteñas.
